Jak získat 90 minut týdně

Klasik řekl, že v jednoduchosti je krása. Naprosto s ním souhlasím, není třeba vymýšlet složitý systém, který vám pomůže mít vaše záležitosti pod kontrolou. Stačí 4 jednoduché kroky!

Když za mnou přijdou klienti na konzultace, často mi vykládají, jaké všelijaké „zaručené“ metody odzkoušeli, kolik typů diářů vyzkoušeli a jak všechno jejich úsilí přišlo vniveč… V takových případech pak s nimi rozebírám jednotlivé fáze jejich jednání a velmi často narážím na opakující se problém: klientům v jejich postupu chyběl jeden ze základních 4 kroků (nejčastěji první či druhý), které jsou nutné k tomu, aby každý z nás získal kontrolu nad svými záležitostmi.

KROK 1 – SEZNAM: Pokud chcete vzít čas, který máte do svých rukou, musíte vědět, jaké všechny záležitosti (úkoly a povinnosti) vám jej budou odčerpávat. Proto první základní rada je: sepsat na kus papíru veškeré své úkoly a projekty. Primitivní, ano, ale tento krok bude mít pozitivní efekt – a hned dvojitý. Zaprvé budete mít přehled o tom, co vás čeká. Zadruhé, díky tomu, že své úkoly svěříte papíru (případně aplikaci) uvolníte svoji mozkovou kapacitu, nebudete přetížení už jen snahou vše udržet a na nic nezapomenout. Budete tak mít víc energie na plnění samotných úkolů nebo budete moci odpočívat bez toho aniž byste museli stále myslet na své povinnosti, které vás brzy čekají.

KROK 2 – PRIORITY: Když máte sestavený seznam všech vašich záležitostí, sáhněte po druhém papíru, ten rozdělte na tři sloupečky: URGENTNÍ, NUTNÉ a ODLOŽENÉ. Vezměte seznam úkolů, který jste sepsali v prvním kroku a úkoly do těchto sloupečků rozřaďte podle jejich naléhavosti.

Do sloupečku urgentní by měly přijít všechny úkoly, které je třeba splnit v následujících třech dnech, případně náročné projekty, které musí být dokončeny do týdne.

Do sloupce nutné přijdou úkoly, které je třeba řešit v následujících dvou týdnech, ale nehoří tak, jako ty, které jste zařadili do sloupečku urgentní.

A do posledního sloupečku odložené zařaďte všechny ty úkoly, které lze charakterizovat jedině jako: „ty věci, které bych měl/a dělat, ale oni počkají, až se k nim dostanu – tak budou“ (a když nebudou, svět se nezboří). Když snesly vaše odkládání do teď, snesou ho dál.

Díky tomuto kroku, naprosto přesně kdykoliv uvidíte, co nejvíce hoří a na co je třeba zaměřit pozornost nejdříve a to i bez toho, aniž byste na vše museli myslet – šetřete svoji paměť!

KROK 3 – DEDLINE: Vezměte úkoly ze sloupečku urgentní a zamyslete se nad tím, jak dlouho vám jejich splnění zabere a s ohledem na čas k odpočinku a jistou rezervou určete datum, do kterého úkol splníte.

KROK 4 – START: Je mni jasné, že po splnění předchozích tří kroků jste unaveni a nemáte ani pomyšlení na to, teď začít pracovat na dlouhodobém projektu do práce nebo na úkolech. Proto teď všechno odložte. Jděte se na půl hodinky projít do lesa nebo do parku, případně si zacvičte. Ale až se vrátíte, sedněte k tomu a už nic neodkládejte, jinak ty své dedliny nikdy nedodržíte.

Slibovala jsem, že vám představím čtyři jednoduché kroky, jak si začít organizovat čas, jak o něm získat přehled. Díky těmto 4 krokům, klienti v průměru ušetří 90 minut týdně. A 90 minut už se dá využít různě. Jak je strávíte vy?

Pamatujte na 4 kroky. Ty stačí, aby člověk mohl začít skoro s čistým štítem. Tak do toho. V jednoduchosti je krása.